Projektbeschreibung: Online-Bewerbermanagement mit alphaflow-Schnittstelle
Auftraggeber: kommunaler Auftraggeber
Projektart: Webentwicklung / Systemintegration
Technologie: TYPO3 CMS, REST-API-Integration, alphaflow Paperless Solutions
Status: Realisiert
Ausgangslage
Stellenausschreibungen des Auftraggebers wurden bislang redaktionell auf der Website gepflegt, während eingehende Bewerbungen per E-Mail entgegengenommen und manuell im Unternehmen weiterbearbeitet wurden. Dieser Prozess war zeitaufwendig, fehleranfällig und bot weder Bewerberinnen noch dem HR-Team eine strukturierte, medienbruchfreie Übersicht.
Ziel war es, den gesamten Bewerbungsprozess – von der Stellenveröffentlichung bis zur Weiterleitung an das Dokumentenmanagementsystem – digital, durchgängig und wartungsarm abzubilden.
Lösung
Bewerbungsformular auf der Homepage
Im Rahmen des TYPO3-Webauftritts wurde ein vollständiges Online-Bewerbungsportal integriert. Bewerberinnen und Bewerber können sich direkt über die Website auf ausgeschriebene Stellen bewerben – ohne Medienbruch, ohne E-Mail-Anhänge.
Das Formular ermöglicht:
- Auswahl der gewünschten Stelle aus den aktuell ausgeschriebenen Positionen
- Eingabe persönlicher Daten und Motivationstext
- Upload von Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf, Zeugnisse, Anschreiben) direkt im Browser
- Automatische Eingangsbestätigung per E-Mail an die Bewerberin / den Bewerber
- Validierung und DSGVO-konforme Einwilligung im Formular
Schnittstelle zu alphaflow Paperless Solutions
Eingehende Bewerbungen werden nicht im CMS gespeichert, sondern unmittelbar und vollautomatisch an alphaflow Paperless Solutions weitergeleitet. alphaflow ist eine spezialisierte Softwarelösung für digitales Dokumentenmanagement und papierlose Geschäftsprozesse, die im Unternehmen bereits für die Verwaltung von HR-Vorgängen eingesetzt wird.
Die Integration umfasst:
- Automatische Übergabe aller Formularfelder und hochgeladenen Dokumente via API-Schnittstelle
- Zuordnung der Bewerbung zur jeweiligen Stelle und zum zuständigen Sachbearbeiter in alphaflow
- Auslösung definierter Workflows in alphaflow (z. B. Eingangsprüfung, Weiterleitung an Fachabteilung)
- Keine Redundanz: Bewerberdaten landen ausschließlich im führenden System – der Datenpflege in zwei Systemen wird von Beginn an vermieden
Stellenverwaltung im CMS
Ausgeschriebene Stellen werden durch das Redaktionsteam des Auftraggebers direkt in TYPO3 gepflegt und stehen unmittelbar auf der Website zur Verfügung. Das Formular bezieht die verfügbaren Stellen dynamisch aus dem CMS, sodass Bewerberinnen stets die aktuellen Positionen vorfinden.
Vorteile für die GKW
| Aspekt | Vorher | Nachher |
|---|---|---|
| Bewerbungseingang | E-Mail, manuell | Strukturiert, automatisiert |
| Datenpflege | Doppelerfassung | Einmaliger Eingang, direkt in alphaflow |
| Bearbeitungszeit | Hoch | Reduziert durch Workflow-Automatisierung |
| Bewerbererlebnis | Formlos per E-Mail | Professionelles Online-Portal |
| Datenschutz | E-Mail (unverschlüsselt) | DSGVO-konformes Webformular mit TLS |
Ergebnis
Mit der Integration des Online-Bewerbungsportals und der direkten alphaflow-Schnittstelle verfügt der Auftraggeber über einen vollständig digitalen, medienbruchfreien Bewerbungsprozess. Das HR-Team profitiert von automatisierten Abläufen und einer zentralen Datenhaltung in alphaflow Paperless Solutions. Bewerberinnen und Bewerber erleben einen modernen, professionellen Auftritt – direkt auf der Website.